In gewisser Weise ist der wichtigste Teil eines Projekts der Anfang. Es ist in diesem Stadium “Das Los hat entschieden”: Entweder das Projekt ist gut konzipiert und kann innerhalb des vom Top-Management vorgegebenen Zeitrahmens und der zugewiesenen Mittel abgeschlossen werden, oder es ist aussichtslos und von Anfang an zum Scheitern verurteilt. Dieser Teil des Projekts ist nicht der Ort für voreilige Versprechungen in dem Versuch, als Held zu erscheinen. Vielmehr ist es Zeit für eine rationelle und kreative Herangehensweise an die Formulierung der ersten Projektanforderungen, um Sackgassen zu vermeiden. Denken Sie daran, dass, sobald Sie sich ein Projektziel gesetzt haben, das Management erwartet, dass Sie es erreichen.
DAS WICHTIGSTE ZUERST: WAS IST EIN PROJEKT?
Programm, Projekt, Aufgabe und Arbeitsauftrag sind Begriffe, die oft miteinander verwechselt werden. Im Folgenden finden Sie eine Definition, die Ihnen hilft, sie voneinander zu unterscheiden. Per Definition hat ein Projekt die folgenden Eigenschaften:
- Das Vorhandensein von komplexen und mehrfachen Aufgaben
- Eine eindeutige Abfolge von Ereignissen
- Endlichkeit – Start- und Enddatum sind festgelegt
- Begrenzte Ressourcen und Budget
- Beteiligung einer großen Anzahl von Personen, meist aus mehreren Funktionsbereichen der Organisation.
- Festgelegte Reihenfolge der Aufgabenerfüllung
- Eine festgelegte Abfolge von Aufgaben ∙ Fokussiert auf Ergebnisse
- Ein Produkt oder eine Dienstleistung, die als Ergebnis geliefert wird
Eine Aufgabe oder ein Satz von Arbeitsaufgaben kann von einer oder mehreren Personen anhand einer einfachen Liste, die eine Abfolge von Aktionen festlegt, erledigt werden. Es liegt jedoch auf der Hand, dass eine Aufgabe zu einem Projekt wird, wenn die oben genannten Faktoren zu dominieren beginnen und infolgedessen einzelne Mitarbeiter nicht mehr in der Lage sind, die Arbeit rechtzeitig abzuschließen, im Rahmen des Budgets zu bleiben und die erwarteten Ergebnisse zu erzielen, wenn sie allein arbeiten.
WAS IST PROJEKTMANAGEMENT?
Wenn es um Managementprinzipien geht, werden sie meist mit der Führung von Menschen in Verbindung gebracht. Im Folgenden wird gezeigt, dass die gleichen Prinzipien für Projekte gelten.
Planung
Planung ist die Definition von klaren und präzisen Zielen (und den dazugehörigen Arbeitsaufgaben), die dazu dienen, ein endgültiges, festgelegtes Ziel zu erreichen. Ein Ziel kann die Lösung eines Problems sein oder das Erreichen eines anderen Zustands als des gegenwärtigen.
Organisation
Zum Projektmanagement gehört neben der Organisation von Personen auch die Auswahl der notwendigen Ressourcen (Personal, Material und Geld) zur Durchführung der geplanten Arbeiten. Teil des Projektmanagements ist auch die Einrichtung der Struktur, die für die Umsetzung des Plans erforderlich ist.
Steuerung .
Sobald alle Ressourcen in einer einzigen Struktur konsolidiert sind, ist es notwendig, diese während der Projektdurchführung zu überwachen und zu pflegen. Zur Überwachung gehört auch die Definition und Einrichtung eines Berichtssystems, das Informationen über den Status des Projekts zu bestimmten Zeitpunkten seines Lebenszyklus liefert. Die Berichte dienen nicht nur dazu, die Chronologie der Ereignisse wiederzugeben, sondern auch zur Frühwarnung vor Fällen und Situationen, die Abweichungen vom Plan anzeigen.
Änderungen
Nach dem Erkennen von Situationen, die eine Änderung des Arbeitsplans erfordern, muss der Projektleiter dies tun.
Somit wird Projektmanagement als eine Methode und eine Reihe von Verfahren betrachtet, die auf anerkannten Managementprinzipien basieren und zur Planung, Bewertung und Kontrolle von Arbeitseinsätzen eingesetzt werden, mit dem Ziel, das gewünschte Endergebnis innerhalb des vorgegebenen Zeitrahmens, innerhalb der zugewiesenen Mittel und in Übereinstimmung mit den Anforderungen des Projekts zu erreichen. Um das Projekt auf der Grundlage dieser Prinzipien zu planen und umzusetzen, wurde eine Methode entwickelt, die aus fünf Stufen besteht. Jede Stufe umfasst spezifische Schritte, die den Gesamtprozess in einzelne Abläufe untergliedern. Abbildung 1-1 zeigt die stufenweise Methode, die uns bei der Gestaltung des Projektmanagement Prozesses leiten wird.
Die zehn häufigsten Ursachen für das Scheitern von Projekten
Es besteht keine Notwendigkeit, jeden der 25 Schritte des 5-stufigen Projektmanagement Prozesses auswendig zu lernen; sie alle helfen, das Scheitern von Projekten zu verhindern. Den “Feind” zu kennen, gibt Ihnen einen ernsthaften Vorteil gegenüber Ihren Mitbewerbern. Projekte, die ohne den Einsatz von Methoden durchgeführt werden, scheitern oft aus den folgenden zehn Gründen:
1. Das Projekt ist eine Lösung, die zu einem Problem führt
2. Nur die Gruppe, die an dem Projekt arbeitet, ist am Endergebnis interessiert
3. Niemand ist für irgendetwas verantwortlich
4. Der Projektplan ist nicht ausreichend strukturiert
5. Der Projektplan ist nicht ausreichend detailliert. 6.
6. Unzureichende Mittelzuweisung für die Projektumsetzung
7. Zugewiesene Ressourcen reichen nicht aus, um die Arbeit auszuführen
8. Projekt wird nicht anhand seines Implementierungsplans überprüft
9. Es findet keine Interaktion zwischen den Mitgliedern der Projektarbeitsgruppe statt
10. Das Projekt weicht von seinem ursprünglichen Ziel ab.
Jeder, der schon einmal an einem Projekt gearbeitet hat, ist wahrscheinlich jeder der oben genannten Ursachen in seiner Praxis begegnet. Die Leser dieses Artikels sollten diese Gründe im Hinterkopf behalten und sich immer wieder fragen, wie sie vermieden werden können.
